Για την καλύτερη εξυπηρέτηση των ευρύτερων λειτουργιών που υποστηρίζει η ΒΑΣΗ ΕΡΓΩΝ, εισάγεται μια γενική διάκριση μεταξύ των εξόδων μιας επιχείρησης, σε αγορές και δαπάνες:

• Ως αγορές θεωρούνται οι αγορές αγαθών (προμηθευτές) και η λήψη υπηρεσιών (υπεργολάβοι).
• Ως δαπάνες θεωρούνται τα γενικά έξοδα, η αγορά οικοπέδου, οι λογαριασμοί κοινής ωφελείας, η μισθοδοσία, οι εργοδοτικές εισφορές, αμοιβές δικηγόρων και μηχανικών (διάφοροι πιστωτές) κ.ο.κ.

Η παραπάνω διάκριση - αν και αυθαίρετη πολλές φορές- διευκολύνει διαδικασίες όπως η τήρηση βιβλίου κοστολογίου, φοροτεχνικές υποχρεώσεις κλπ.
Έτσι, προτείνεται για την καταγραφή εξόδων να χρησιμοποιούνται οι αντίστοιχες αυτοματοποιημένες συναλλαγές:

• Για αγορές αγαθών και λήψη υπηρεσιών από προμηθευτές και υπεργολάβους η Γρήγορη Αγορά, η Συνοπτική Αγορά και η Αγορά
• Για λοιπές δαπάνες από διάφορους πιστωτές η Γρήγορη δαπάνη και η Δαπάνη.

Παρατήρηση Σε πρώτη ανάγνωση θα μπορούσε η διάκριση αγορών και δαπανών να συσχετίζεται με τη διάκριση ανάμεσα στο κατασκευαστικό κόστος ενός έργου και τις γενικές δαπάνες. Ωστόσο αυτό δεν είναι απόλυτα ορθό, εφόσον η μισθοδοσία - τουλάχιστον - περιλαμβάνεται στο κατασκευαστικό κόστος ενός έργου και όχι τις γενικές δαπάνες.